Excel ломается не от количества строк, а от количества людей. Пока файл ведёт
один человек, всё сходится. Как только копий стало три, остаток начинает зависеть от того, у
кого спросить.

Семь признаков

Остаток в файле не сходится со складом, и никто не помнит, когда они разошлись. Один товар
записан тремя способами — любой отчёт по нему врёт. Менеджер продаёт то, чего нет, потому что
открыл файл, обновлённый утром. Отчёт для руководителя собирается полдня руками. Файлы
расходятся, и среди «финал_2» правильного уже нет. Кто и зачем поменял цифру — неизвестно.
Знание живёт в одном человеке, и его отпуск останавливает учёт.

Три пункта и больше — пора считать деньги.

Цена вопроса

Ни один из признаков не появляется в отчётности отдельной строкой, поэтому таблицы кажутся
бесплатными.

Часы: полдня на отчёт раз в неделю — около двух недель рабочего времени в
год у человека, который стоит денег. Упущенные продажи: отказ клиенту из-за
неверного остатка стоит маржи по сделке, и такие случаи не считает никто.
Решения по кривым данным: самая дорогая часть — закупили не то, потому что
отчёт собрали по дублям.

Что сделать до разработки

Посчитать, сколько времени уходит на ручную работу именно у вас. Это единственная цифра, с
которой имеет смысл сравнивать стоимость системы.

Привести в порядок справочник — своими силами. Переносить беспорядок в новую систему
бессмысленно, а работа понадобится в любом случае.

И только потом выбирать между готовым продуктом и своей разработкой. Типовой процесс —
берите коробку, она дешевле и быстрее. Своя схема ценообразования, свои документы, работа на
складе с телефона — считайте свою систему.

Что не стоит ждать от перехода

Система не наведёт порядок за вас. Она фиксирует правила, которые вы сформулировали. Если
правил нет, автоматизация просто сделает беспорядок быстрее и заметнее.

Читайте также: разработка программного обеспечения, программа для учёта, веб-приложения, личный кабинет, техническое задание.